Près de 1,4 milliard de mails sont envoyés chaque jour en France.
Les échanges entre les personnes s’intensifient d’année en année et la récente crise sanitaire n’a fait qu’accentuer ce phénomène.
En entreprise, quand une équipe travaille sur des projets, il est commun qu’elle doive échanger de nombreux documents, comme par exemple, des devis, des contrats, des photos, des documents pdf, etc.
Seulement, il arrive parfois que l’information soit diluée et que les parties prenantes n’aient, par conséquent, pas toutes le même niveau d’information.
Cela peut entraîner du retard dans les projets, des incompréhensions récurrentes, des heures à rechercher des documents perdus dans les fins fonds d’une boîte mail.
Il est dès lors primordial pour les entreprises de structurer leurs échanges avec l’ensemble des interlocuteurs d’un projet, cela peut-être des clients, des partenaires, ou bien même des collaborateurs internes à l’entreprise.
Mais face à la démultiplication des outils et des méthodes de travail, il est souvent difficile de s’y retrouver.
Découvrez, dans cet article, une présentation détaillée d’une plateforme collaborative révolutionnaire qui facilite l’accès et le partage d’informations entre votre organisation et vos partenaires externes.
Vous allez pouvoir dire adieu aux informations perdues et accueillir le travail collaboratif efficient !
1/ Quels intérêts ont les entreprises à mettre en place une plateforme collaborative de gestion de documents ?
Le management de la connaissance et le travail collaboratif représentent un enjeu majeur dans une société où les échanges s’intensifient.
Seulement, peu d’entreprises sont parfaitement outillées et la raison principale qui explique cette rigidité est la résistance au changement.
En effet, lorsqu’une équipe a l’habitude de travailler d’une certaine façon, il peut être déroutant, voire embarrassant de devoir changer.
C’est bien connu, l’être humain a peur de l’inconnu…
En tant que directeur, manager ou encore responsable de projet, il est alors de votre responsabilité d’accompagner ce changement et les avantages à en tirer sont nombreux.
Pourquoi mettre en place des solutions collaboratives de gestion de documents au sein de votre entreprise ?
L’intégration d’une solution collaborative de gestion documentaire présente de nombreux atouts :
- Faciliter les échanges de documents numériques entre les différentes parties prenantes (collaborateurs, partenaires, clients) ;
- Diminuer les échanges interminables par e-mail en mettant à disposition de l’ensemble des parties prenantes une information claire, rapide et lisible ;
- Éviter les pertes de documents ;
- Gagner du temps sur la consultation et l’édition de documents.
En intégrant la dimension collaborative, vous prenez une longueur d’avance face à d’autres entreprises et accompagnez durablement la digitalisation de vos processus métiers.
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2/ Comment choisir sa plateforme de partage de documents ?
Onedrive, Google drive, Dropbox, ces noms vous sont certainement familiers et c’est logique puisque ce sont les leaders du marché.
Ces solutions couvrent, en grande partie, l’ensemble des fonctionnalités que peut attendre une organisation, soit :
- Le stockage et partage de fichiers ;
- Une suite d’outils pour travailler en ligne ;
- Un agenda ;
- Une solution de visioconférence ;
- etc.
Bien que très populaires, ces solutions présentent toutefois des limites.
Limite n°1 : les données sont souvent hébergées hors Union Européenne
Comme c’est le cas pour de nombreuses solutions web, il semblerait que l’ensemble des données qui transitent sur les plateformes collaboratives citées précédemment soient hébergées principalement sur des “datacenters” situés aux États-Unis.
Dans le contexte actuel, il convient de s’interroger sur la réelle transparence des outils que vous utilisez et la souveraineté de vos données.
Limite n°2 : chaque petit changement peut faire grimper votre facturation
Un nouvel utilisateur, une option de visioconférence, une augmentation des capacités de stockage, chaque nouveau besoin peut avoir des conséquences fortes sur votre facturation.
Limite n°3 : elles ne sont pas adaptées pour du partage d’informations avec des personnes extérieures à votre organisation (partenaires, clients)
Ce dernier point est crucial à comprendre, car imaginez la situation suivante :
Pour un projet donné, vous souhaitez échanger des documents avec un partenaire externe et vous décidez donc de lui donner accès à un document présent dans votre Google Drive.
Mais, par inadvertance, vous faites une mauvaise manipulation et vous lui partagez un document très confidentiel.
Vous vous en rendez compte quatre jours après et tentez de rattraper le coup en lui enlevant l’accès.
Seulement, il est déjà trop tard, le collaborateur externe vient d’avoir accès à l’ensemble des fiches de paie de tous les salariés.
Ouvrir votre système d’information à des collaborateurs externes peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise, il convient donc de prendre des précautions particulières.
Nous avons listé les limites des solutions les plus populaires du marché, mais existe-t-il vraiment une alternative efficace ?
Bien évidement, puisque c’est l’objet même de cet article !
Il s’agit de la meilleure alternative à Google Drive qui peut d’ailleurs aussi être utilisée en complément.
Coollabz by EEnov est une plateforme en ligne, qui vous permet de créer votre propre espace collaboratif de partage de documents dans un cloud sécurisé avec vos données hébergées en France.
Cette plateforme remporte un franc succès auprès de nos clients qui l’utilisent.
Elle intègre les 5 critères capitaux d’une solution de partage de fichiers en ligne.
3/ Coollabz by EEnov : facilitez les échanges de documents numériques avec vos collaborateurs, partenaires et clients
Aussi performant que Google Drive et aussi ergonomique que Dropbox, Coollabz by EEnov vous offre, contrairement aux deux autres solutions :
- La garantie de la confidentialité de vos données hébergées en France ;
- L’assurance de payer le prix juste (sans que la facture n’augmente à chaque nouvel utilisateur) ;
- La sécurisation de votre système d’information en dissociant complètement votre partage de document interne et externe.
Alors, prêt à créer votre propre plateforme collaborative de gestion documentaire ?
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