Pour faciliter la communication et augmenter la productivité des équipes, de nombreuses entreprises utilisent des solutions de partage de fichiers en ligne. C’est d’ailleurs une fonctionnalité de base proposée par les plateformes collaboratives les plus populaires.
Pour trouver et choisir l’outil qui répond le mieux à vos attentes, voici les critères que vous devez absolument prendre en considération.
1/ Sécuriser pour mieux régner !
La sécurisation des fichiers et des données représente une problématique à laquelle toutes les entreprises sont confrontées. Que ce soit dans le service public ou privé, la criticité est souvent forte.
D’ailleurs, en 2018, le cadre légal s’est largement emparé de ce sujet avec l’instauration du règlement général sur la protection des données (RGPD), obligeant les entreprises à se conformer à des règles très strictes.
Au-delà du respect de la loi, la sécurisation des données permet aux organisations de se prémunir des risques de cyberattaques.
Les cybermenaces se multipliant, les points de vigilance doivent être de plus en plus importants.
Les conséquences peuvent, en effet, être dramatiques et encore plus lorsque les fichiers piratés contiennent des informations critiques sur vos processus organisationnels, vos collaborateurs ou bien sur vos bilans financiers.
C’est pourquoi la sécurisation de l’accès aux fichiers est un critère majeur à prendre en compte lors du choix de votre solution de partage de fichiers en ligne. Cette dernière doit disposer de divers équipements pour assurer la pérennité des fichiers et documents confidentiels.
2/ Un logiciel toujours disponible
L’indisponibilité des services de partage de fichiers peut entraîner le retard dans le traitement de ces derniers, affectant directement et négativement la productivité de l’ensemble des parties prenantes d’une entreprise ou d’un projet.
Par conséquent, il est impératif de choisir une solution de partage de documents en ligne sécurisée qui assure une disponibilité proche de 100 %.
Le logiciel doit fonctionner correctement et être exempt de “bug” lors de son utilisation. Il doit pouvoir garantir l’accès aux services avec un temps de réponse le plus bas possible.
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3/ Des méthodes de connexion variées
Pour renforcer la sécurité des fichiers partagés, la solution doit fournir des méthodes d’authentification plus élaborées que les plus connus, utilisateur et mot de passe.
Cela passe, entre autres, par la mise en place d’une authentification à deux facteurs.
Aussi, certaines plateformes de partage de fichiers offrent une identification accrue des utilisateurs grâce à l’utilisation d’applications externes, d’envois SMS, ou de clés usb.
4/ Un historique précis des interactions réalisées sur la plateforme collaborative
La fuite de données représente l’un des principaux risques du partage de fichiers.
En ligne, tous les utilisateurs sont exposés et la moindre faille de sécurité peut rapidement être exploitée. Vos informations peuvent devenir accessibles et ciblées par des personnes malveillantes. (hacker, espionnage industriel, etc)
Pour limiter les risques, il est donc judicieux de choisir une solution sécurisée de partage de documents qui intègrent des fonctionnalités permettant le profilage des données échangées.
Cela peut se matérialiser par une gestion efficace des droits sur la plateforme collaborative.
Cette option permet à l’utilisateur disposant du rôle administrateur d’avoir une visibilité complète sur l’ensemble des fichiers ajoutés ou modifiés par les utilisateurs.
Grâce à cet historique, il devient bien plus facile d’identifier d’éventuelles intrusions externes.
Souriez, vous êtes filmé !
5/ Une expérience utilisateur irréprochable
Quoi de plus frustrant pour un utilisateur que d’utiliser un logiciel non intuitif.
Plus communément appelé “UX” pour “user experience”, cette dernière est essentielle au succès d’une solution de partage de fichiers.
Pour permettre à tous les collaborateurs d’échanger des fichiers en toute confiance, il est recommandé de choisir un système simple d’utilisation.
Chaque utilisateur doit pouvoir naviguer sur la plateforme sans difficulté.
Les fichiers présents dans l’application doivent être hiérarchisés et accessibles facilement sans que les personnes n’aient à cliquer sur des dizaines de boutons différents.
La plateforme doit aussi permettre à ceux qui l’utilisent, de réaliser diverses opérations, comme télécharger, rechercher, lire ou encore modifier des documents.
Avec Coollabz, partagez des fichiers confidentiels de façon sécurisée
Coollabz facilite les échanges de fichiers en ligne en permettant un partage sécurisé entre différentes parties prenantes d’une entreprise ou d’un projet.
La plateforme s’adapte à vos besoins spécifiques, notamment en vous permettant de partager des fichiers volumineux.
Grâce à son interface intuitive et simple à prendre en main, vos utilisateurs s’approprieront très facilement l’outil.
De votre côté, vous aurez la possibilité de déléguer des droits spécifiques en fonction des personnes. Vous serez averti à chaque fois qu’un fichier sera soumis et pourrez, de ce fait, obtenir une traçabilité complète des différents échanges réalisés sur l’application collaborative.
Aujourd’hui, il vous est totalement possible d’oublier le partage de fichiers laborieux par e-mail grâce à une grande variété d’outils collaboratifs à votre disposition. Vous trouverez, à coup sûr, celui qui répond le plus à vos exigences en termes de productivité, de sécurité et de certification.
Nos clients le disent :
« C’est vraiment cool d’échanger des fichiers avec Coollabz ! »
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